Annual General Meeting

THE  ASSOCIATION  OF  FRIENDS  OF  SHANNON  COURT

MINUTES  OF  THE  ANNUAL  GENERAL  MEETING

HELD  AT  SHANNON  COURT

SUNDAY  3rd  June  2018  AT  11.15  AM

Committee  members attending:-

Chairman                                                        W.  Bro.  Dr.  Mike  Robinson

Deputy  Chairman

Treasurer                                                       W.  Bro.  John  Stimpson

Secretary                                                        W.  Bro  Robin  Ilott

Assistant  Secretary                                     W.  Bro  Bernie  Greenwood

Membership  Secretary

Hampshire  and  IOW

Home  Liaison                                              W.  Bro.  Bill  Pennington

Lodge  Visits                                                 W.  Bro  Angus  Cameron

Fund  Raising                                               W.  Bro  Andy  Neill

300  Club                                                       W.  Bro  Stuart  Wildman

 

And  in  addition,  Mrs  Janet  Yalden  (Honorary  Member),  Mike  Yalden  –  Independent  Trustee,  Dr  John

Reuther  –  Deputy  Chairman  RMBI,  Trevor  Rains,  and  4  FOSC  subscribing  members,  Residents  &  Families

were  present.

 

The  Chairman  welcomed  everyone  to  the  meeting.

 

  1. Apologies.

Apologies  were  received  from  the  following  Committee  Members  –

 Colin Bryson (Deputy Chairman), Doug  Fowler (Membership),  Ian  Newell (Social Media).

Apologies  were  also  received  from,  Graham  Walder  (Independent  Trustee),  Stephen  Jarvis  –

Provincial  Liaison  Officer,  Carl  Francis  –  Home  Manager,  Magda  Kilian  –  Deputy  Home

Manager  and  Yvonne  Budd.

 

As  well  as  several  members  of  the  Association  of  the  Friends  of  Shannon  Court.

 

  1. Minutes.

The  Secretary  advised  the  meeting  that  the  minutes  of  the  AGM  held  on  4th  June  2017  had

been  duly  circulated  and  had  further  copies  if  anyone  required  one  –  he  further  confirmed  that

no  additions,  corrections  or  alterations  had  been  brought  to  his  notice.

 

The  Chairman  put  the  minutes  as  recorded,  to  the  meeting  –  they  were  proposed  for  adoption

and  duly  confirmed  by  those  FOSC  members  in  attendance.

 

  1. MattersArising.

The  Secretary  confirmed  that  he  was  unaware  of  any  matters  arising  from  the  minute.

 

  1. Treasurer’sReport  and  Accounts.

The  Treasurers  report  was  circulated  to  those  present,  along  with  the  accounts  for  the  previous

year.  The  Treasurer  reported  that  the  layout  of  the  accounts  was  slightly  different  this  year,  so

that  the  total  income  was  being  shown.  It  was  explained  that  the  total  level  of  income  is

important  as  this  could  affect  what  needs  to  be  filed  with  the  Charity  Commission.

 

In  the  year  ended  31  March  2018  the  Friends  incurred  a  deficit  of  £7,515.00,  compared  with  a

surplus  of  £14,389.00  in  the  previous  year.

 

The  income  is  lower  due  to  donations  being  lower  and  possibly  due  to  other  calls  on  the

resources  of  those  donating  and  because  there  was  no  money  received  from  Gift  Aid.

 

Payments  are  a  similar  level  to  that  of  2016/2017,  although  there  are  some  variations  in  some

areas.  The  amenities  figure  has  been  analysed  in  more  detail  for  information  purposes.  The

comparative  figures  have  not  been  reanalysed.

 

The  deficit  is  reflected  in  the  bank  account  balances,  which  are  some  £7000.00  lower  than  the

previous  year.

 

Mike  Yalden  asked  if  the  £25,000.00  held  on  deposit  was  included  within  the  figure  and  this

was  confirmed  by  the  Treasurer.  Mike  Yalden  then  asked  if  the  £25,000.00  was  enough  and

did  it  need  to  be  increased,  to  which  the  Treasurer  gave  a  recommendation  that  for  the  time

being,  it  should  remain  the  same.

 

Trevor  Rains  suggested  that  as  the  2019  Festival  would  be  coming  to  a  close,  it  might  be

prudent  to  start  thinking  about  increasing  the  level  of  activity  surrounding  the  marketing  of  the

Friends  and  the  home  itself,  as  Lodges  may  have  ringfenced  monies  that  had  not  been  used.

 

The  accounts  were  proposed  by  Mike  Yalden,  seconded  by  Trevor  Rains  and  unanimously

approved  by  all  present.

 

The  Chairman  then  gave  a  vote  of  thanks  to  the  Treasurer  for  his  hard  work  and  that  of  the

Examiner.

 

  1. HomeManagers  Update.

The  Home  Manager  –  Carl  Francis  was  unable  to  attend,  however,  he  had  sent  in  a  report

which  was  read  out  by  the  Secretary  and  is  appended  to  these  minutes.

 

  1. Membershipand  Donations.

Doug  Fowler  was  unable  to  attend  the  meeting  and  no  report  was  given.

 

  1. FundRaising  Report.

Andy  Neill  advised  that  there  had  been  a  couple  of  stalls  not  responding  this  year  and  it  was

hoped  that  these  could  be  picked  up  by  the  stewards.

 

The  brass  band  who  were  a  regular  feature  had  disbanded  and  no  longer  available,  however

Robin  Ilott  had  managed  to  find  an  alternative.

 

The  Garden  Party  was  on  track  other  than  the  missing  stalls  and  it  was  hoped  that  a  good  day

would  be  had  by  all.

 

Trevor  Rains  advised  that  Peter  Bishop  had  connections  with  the  Sea  Cadet  band  and  this

might  also  be  an  option.

 

  1. Chairman’s Report.

The  Chairman  reported  that  over  all  it  had  been  a  good  year,  with  a  successful  Golf  Day  in

May  and  thanked  both  Robin  Ilott  and  Colin  Bryson  for  their  efforts  in  running  this  at  the  last

minute,  having  been  let  down.

The  Band  and  Corps  of  Drums  would  be  going  ahead  again  in  October  this  year,  and  this  was

always  a  very  enjoyable  evening.

 

Having  held  a  Pantomime  at  Christmas  which  was  enjoyed  by  all,  a  second  one  was  put  on  to

coincide  with  the  opening  of  the  Woodland  Walk.

 

There  was  a  level  of  frustration  surrounding  the  marketing  side  and  that  this  area  had  not  been

as  proactive  as  it  might,  partly  due  to  Doug  Fowler  still  being  an  active  member  of  the  armed

forces.  If  anyone  knew  of  someone  who  could  help  in  this  area,  please  let  the  committee

know.

 

The  Chairman  thanked  Stuart  Wildman  and  Ian  Newell  for  their  efforts  surrounding  the  social

media  aspect  and  looked  forwards  to  more  of  the  same  this  coming  year.

 

The  database  was  still  being  updated  and  information  given  to  the  Treasurer  by  Ian  Curtis,

who  was  doing  a  good  job  in  the  background.

 

Janet  Yalden  the  voiced  concerns  over  the  membership  level,  stating  there  were  circa  250

Lodges  in  the  Province  with  approximately  6000  Freemasons,  and  asked  how  many  have

actually  been  to  visit  the  home.  A  suggestion  was  to  have  a  “Come  and  See”  day  where  cheese

and  wine  could  be  laid  on  and  people  shown  around.

 

Mike  Robinson  advised  that  James  Terry  Court  had  undertaken  a  similar  event  with  almoners

and  out  of  250,  only  40  showed  up  to  the  event,  this  being  a  bacon  roll  and  coffee  morning,

the  staff  then  gave  them  a  tour  of  the  building.  Mike  Robinson  also  mentioned  that  the  Friends

of  Shannon  Court  would  also  do  the  same.

 

Mike  Yalden  said  that  he  felt  that  Shannon  Court  didn’t  get  the  same  coverage  as  James  Terry

Court  and  that  we  should  have  a  Lodge  Representative  again.

 

It  was  also  advised  by  the  Secretary,  that  it  was  up  to  the  committee  to  be  proactive  in  sending

information  through  to  the  various  agencies  to  get  coverage,  which  had  not  happened.

 

Trevor  Rains  suggested  that  we  could  ask  to  have  membership  forms  in  the  Surrey  Mason  and

also  contact  Mark  and  Chapters  as  an  alternative.

 

Mike  Yalden  asked  if  Surrey  Province  would  be  putting  a  stall  into  the  garden  party,  to  which

Trevor  Rains  replied  nothing  had  been  arranged,  however,  leaflets  could  be  put  onto  the

Friends  membership  stand.

 

The  Chairman  advised  those  present  that  there  was  a  privacy  notice  on  the  web  site  and  as  we

are  a  membership  organisation  we  will  be  utilising  the  “Legitimate  Interest”  clause  and  there

were  no  plans  for  anything  further  to  happen  regarding  GDPR.

 

Incumbent or continuing Proposed
Chairman W.Bro. Dr Mike Robinson
Deputy Chairman W.Bro. Robin Ilott
Treasurer W.Bro. John Stimpson
Secretary W.Bro. Bernie Greenwood
Membership Secretary W.Bro. Doug Fowler
Hampshire and IOW W.Bro. Ian Greenep
Home Liaison W.Bro. Bill Pennington
Lodge Visits & Presentations W.Bro. Angus Cameron
Garden Party Organiser W.Bro Andy Neill
300 Club W.Bro. Stuart Wildman
Database Manager Bro. Ian Curtis
Bordon Centre Liaison W.Bro. Ian Greenep
Golf Day Organiser VACANT
Social Media W.Bro. Ian Newell
Proposed 2017/2018
Examiner of accounts Richard Floyd

 

  1. Election of  Officers

Trevor  Rains  proposed  en-bloc  the  Election  of  the  following  Officers  to  the  Committee,  duly

seconded  by  Janet  Yalden.  This  was  approved  by  those  present.

 

  1. Electionof  Examiners.

It  was  agreed  that  as  John  Stimpson  was  a  qualified  accountant,  that  a  second  examiner  would

not  be  required  and  therefore  only  one  was  proposed  by  Mike  Yalden,  seconded  by  Robin  Ilott

and  approved  by  those  present.

 

  1. AnyOther  Business.

The  Chairman  thanked  Tracy  Ilott  for  her  help  and  support  of  the  Friends  throughout  the  year.

Trevor  Rains  rose  to  bring  the  best  wishes  and  grateful  thanks  of  the  Provincial  Grand  Master

RW  Bro.  Ian  Chandler,  for  everything  the  Friends  do  in  raising  funds  for  the  residents.

 

All  that  was  needed  was  a  lift  in  the  marketing  side,  however,  it  was  acknowledged  this  was

never  an  easy  task.

 

The  Chairman  thanked  all  those  who  attended  the  Annual  General  Meeting,  and  declared  the  meeting  closed

at  12.05pm.  advising  that  light  refreshments  would  be  available  following  the  meeting.